Effectief vergaderen

Meest recente berichten

Categorieën

  • 25 oktober 2015
  • Tips

Effectief vergaderen: 10 top tips!

De wet van Parkinson

In zijn boek ‘The Pursuit of Progress (1958) stelde Cyriel Northcote Parkinson, een Britse marine historicus en auteur van een zestigtal boeken, vast dat het Britse ambtelijk apparaat in omvang toenam, terwijl het Britse imperium afnam.

Hij stelde dat het aantal mensen in een bureaucratie, onafhankelijk van het werkaanbod, 5%-7% per jaar toeneemt, zonder dat hier een logische verklaring voor te geven is. Zijn verklaring was dat een manager graag steeds meer ondergeschikten wil, en dat een manager werk creëert (men houdt elkaar bezig).

De wet van Parkinson heeft vele implicaties en is daarna nog vaak onderwerp van onderzoek geweest. De wet wordt momenteel in algemene bewoordingen beschreven als:

‘De vraag zal zich altijd aanpassen aan de maximale beschikbaarheid daarvan.’

Vergaderen als sociale bezigheid

Bijvoorbeeld bij vergaderingen gaat deze wet eveneens op. Indien er sprake is van een periodieke vergadering, bijvoorbeeld een wekelijks managementoverleg, waarvoor telkens 2 uur zijn uitgetrokken, dan is de kans groot, ondanks de aan- of afwezigheid van agendapunten de twee uur zullen worden volgemaakt. De tijd is immers al gereserveerd in de agenda en effectief vergaderen kan dan snel een soort wekelijks ritueel worden, waarbij in ieder geval de beschikbare en gereserveerde tijd wordt gevuld.

Anderzijds is het, aldus Parkinson, zo dat ‘de hoeveelheid tijd die in vergaderingen wordt besteed omgekeerd evenredig is aan de hoeveelheid geld die ermee is gemoeid.’
Kortom, gemakkelijke onderwerpen, waar iedereen (zonder voorbereiding) verstand van (meent) te hebben vergen vaak heel veel tijd, terwijl complexe en moeilijke onderwerpen, die veel impact en geld kosten en die veel voorbereiding en kennis vergen, vaak snel en eenvoudig worden afgehandeld.

Effectief Vergaderen: 10 Top Tips!

1. Vergaderen alleen als het echt nodig is!
Probeer vergaderen om te vergaderen te voorkomen. Voor interactie tussen managers of medewerkers zijn andere mogelijkheden zoals een bilateraal gesprek, telefoon, email, of instant messaging.

2. Maak agendapunten actief en resultaatgericht!
Niet gewoon een onderwerp opschrijven, als ‘notulen vorige vergadering’, maar veel meer actiegericht, zoals ‘vaststellen notulen’.

3. Zorg voor een duidelijke agenda!
De agenda bevat actiegerichte onderwerpen en heeft bij elk agendapunt een tijdsaanduiding en de naam van de (inleidende) spreker(s).

4. Belangrijke agendapunten eerst!
De belangrijkste agendapunten dienen de meeste aandacht te krijgen. Zet deze vooraan in de agenda, zodat deelnemers hier tijd en ruimte voor krijgen en nog voldoende geconcentreerd zijn voor de belangrijke punten.

5. Zorg voor een duidelijke voorzitter!
Een vergadering vergt een goed leider, iemand die de vergadering faciliteert, maar ook de tijd bewaakt en ervoor zorgt dat standpunten niet (eindeloos) worden herhaald. Ook zorgt een goed voorzitter ervoor dat besluiten worden genomen (op de manier zoals binnen de vergadering is afgesproken).

6. Bespreek alleen de onderwerpen die de deelnemers betreffen!
Een agendapunt wat slechts voor één deelnemers aan de vergadering interessant of van belang is, zorgt ervoor dat anderen afdwalen en niet meer geconcentreerd deelnemen aan de vergadering. Bespreek de onderwerpen die slechts een enkeling of enkelen raken op een andere tijd en plaats.

7. Houd het verstrekken van alleen informatie buiten de vergadering!
Alleen informatieve vergaderingen zijn onnodig. Het uitsluitend verstrekken van informatie kan op vele andere manieren dan een vergadering.

8. Ga niet steeds op dezelfde plekken zitten (zeker voor voorzitter en notulist)!
Doordat er steeds van plek wordt veranderd wordt een effectieve vergadering gefaciliteerd. Het steeds op dezelfde plek zit veroorzaakt al snel sleur.

9. Rondvraag is rondvraag!
Als je gebruik maakt van een rondvraag, laat het dat dan ook zijn. Hier horen geen nieuwe inhoudelijke thema’s of discussies thuis.

10. Notulen in de vorm van een actielijst!
De notulen hoeven geen beschrijvende vorm of verhaal te zijn, Een adequate, heldere en duidelijke actielijst is voldoende. De actielijst geeft weer, wie doet wat, wanneer.

Delen is het nieuwe hebben !Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email